歯科医院のWeb問診票、集患・業務効率にどう役立つか

「紙の問診票を毎回書いてもらっているけれど、これで十分なのだろうか」

他院がWeb問診票を導入しているという話を聞いて、自院も検討すべきか気になっている院長先生も増えているようです。

こうした疑問を持つ院長先生も増えてきています。今回は、Web問診票を導入することで、集患や日々の業務にどんな影響があるのかを整理していきます。目立つ施策ではないからこそ、後回しにされがちですが、患者様の満足度を底上げする効果は決して小さくありません。

Web問診票は、直接的な集患施策ではありませんが、患者様の体験を左右する要素として、間接的に集患やリピートに関わってきます。

DEEMにご相談いただく中でも、集患施策と並行して、こうした業務効率化についてのご相談をいただくことが増えてきました。集患と業務効率は、一見別々のテーマに見えて、実は患者様の満足度という点でつながっています。

①紙の問診票で起きていること

来院時の記入に時間がかかる

紙の問診票は、来院してから記入するため、その分診療開始までの時間がかかります。混雑時には、記入待ちの時間が患者様の負担になってしまうこともあります。せっかく予約時間通りに来院しても、問診票の記入で待たされてしまうと、患者様にとってはストレスになりかねません。

情報の転記や管理に手間がかかる

紙で記入された情報をカルテシステムに転記する作業も、スタッフにとって地味ながら負担の大きい業務です。手書きの文字が読み取りにくく、確認の手間が発生することもあります。急いで記入された問診票ほど、読み取りに時間がかかり、結果的に診療準備の遅れにつながることもあります。

②Web問診票を導入するメリット

来院前に記入を済ませられる

Web問診票を導入すれば、患者様は来院前に、自宅などで落ち着いて問診票を記入できます。来院時の待ち時間を短縮でき、スムーズな診療開始につながります。診療開始までの流れがスムーズであるほど、患者様が最初に受ける印象も良いものになります。落ち着いた環境でじっくり記入できるため、記入漏れや誤記も減りやすくなります。

情報の管理がしやすくなる

入力された情報がそのままデータとして扱えるため、転記の手間が省け、情報の見落としも減らせます。スタッフの業務負担軽減にも直結します。転記作業に費やしていた時間を、患者様対応など、より価値のある業務に充てられるようになります。

③集患の観点から見たメリット

初診のハードルを下げる

「初診は手続きが面倒そう」というイメージは、来院をためらう要因の一つです。事前に問診票を記入できる仕組みがあることを案内しておくことで、来院前の不安を減らすことができます。「何を聞かれるか分からない」という漠然とした不安は、事前に内容を見せておくだけでも和らげることができます。

丁寧な医院という印象につながる

Web問診票のようなデジタルツールを取り入れていること自体が、「しっかりした医院」という印象につながることもあります。特に忙しい世代の患者様にとっては、こうした配慮が医院選びの決め手になることもあります。他院と比較検討している段階の患者様にとって、こうした細やかな配慮の有無は、思っている以上に印象に残るものです。

④導入時に気をつけたいこと

入力のしやすさを重視する

項目が多すぎたり、入力方法が分かりにくかったりすると、かえって患者様の負担になってしまいます。必要最低限の項目に絞り、スマートフォンからでも入力しやすい形式を選ぶことが大切です。多くの患者様がスマートフォンから記入することを想定し、画面の見やすさや操作のしやすさを実際に試してから導入することをおすすめします。

紙での対応も残しておく

デジタル操作に不慣れな患者様のために、紙の問診票による対応も引き続き用意しておく必要があります。Web問診票はあくまで選択肢の一つとして位置づけてください。以前の記事でお伝えしたオンライン予約の考え方と同じく、すべてをデジタルに寄せすぎず、選べる状態を用意しておくことが大切です。

⑤導入の進め方

既存のシステムとの相性を確認する

カルテシステムや予約システムと連携できるWeb問診票を選ぶことで、業務全体の効率が大きく向上します。導入前に、既存システムとの連携可否を確認しておくことをおすすめします。連携がうまくいかないと、結局手作業での転記が残ってしまい、導入の効果が半減してしまいます。

案内方法を工夫する

予約確認の連絡と合わせてWeb問診票のリンクを送るなど、患者様が迷わず記入できる案内の仕方を工夫することで、利用率を高めることができます。案内文には、所要時間の目安を添えておくと、患者様も取り組みやすくなります。

Web問診票は、それ単体で新患を大きく増やす施策ではありませんが、来院前後の体験を整える、いわば「縁の下の力持ち」のような存在です。集患施策と組み合わせることで、医院全体の印象をより良いものにしていくことができます。

DEEMでは、集患施策だけでなく、Web問診票のような業務効率化のご相談もあわせて承っています。「Web問診票の導入について相談したい」という方は、お気軽にお問い合わせください。