「集患支援会社に依頼することは決めたけれど、契約した後、実際にどう進んでいくのかが分からない」
契約書にサインをしたものの、そこから何が始まるのか具体的にイメージできず、少し不安な気持ちで最初のやり取りを待っている、という院長先生も少なくありません。
契約を検討している院長先生から、こうした声をよくいただきます。依頼先を選ぶところまでは考えていても、その後の具体的な流れまではイメージできていない、というのはよくあることです。今回は、集患支援を外注してから、最初の3か月で一般的にどんなことが行われるのかを整理していきます。
以前の記事で、集患支援会社の選び方についてお伝えしました。今回はその続きとして、契約後の具体的な進み方を知ることで、依頼への不安を減らしていただければと思います。
流れが見えていないと、「これで合っているのだろうか」と不安になりながら進めることになってしまいます。あらかじめ全体像を知っておくことで、安心して任せられるようになります。
①契約直後:現状把握とヒアリング
医院の状況を確認する
契約後、最初に行われるのは、医院の現状を確認するヒアリングです。Googleビジネスプロフィールの登録状況、ホームページの内容、これまでの集患の取り組みなどを、一つひとつ確認していきます。過去に他社に依頼していた場合は、その内容や結果についても共有しておくと、より的確な提案につながります。
目指す方向性をすり合わせる
新患を増やしたいのか、自由診療の比率を上げたいのかといった目的を、この段階で改めてすり合わせます。目的が明確になっていることで、その後の施策の方向性も定まりやすくなります。この段階でしっかり時間をかけてすり合わせておくことが、後々の「思っていたのと違う」というズレを防ぐことにつながります。
②1ヶ月目:基本情報の整備
Googleビジネスプロフィールの見直し
多くの場合、最初の1ヶ月は、Googleビジネスプロフィールの基本情報を整えることから始まります。診療科目、営業時間、写真といった項目を確認し、不足している部分を補っていきます。地味な作業に思えるかもしれませんが、この土台が整っているかどうかが、その後の施策全体の効果に影響してきます。
ホームページの基本チェック
ホームページについても、この段階で情報の抜け漏れや、予約導線の分かりにくさなど、基本的な部分の確認が行われます。大きな作り直しではなく、まずは土台を整えるイメージです。すぐに全面リニューアルという話にはならないことがほとんどで、まずは今あるものを最大限活かすところから始まります。
③2ヶ月目:施策の実行開始
優先順位に沿って施策を進める
現状把握の結果をもとに決めた優先順位に沿って、具体的な施策が動き出します。MEO対策なのか、SNS運用なのか、広告なのか、医院の状況によって最初に着手する施策は異なります。すべてを同時に始めるのではなく、効果が出やすい施策から着手することで、早い段階で変化を実感しやすくなります。
継続的な運用の仕組みづくり
この段階で、投稿や更新を継続していくための運用体制も整えられていきます。誰が何を確認し、どんな頻度で報告を受けるのかといった、日々のやり取りのペースもここで固まっていきます。院内で撮影に協力してくれるスタッフや、情報共有の窓口となる担当者を決めておくと、その後のやり取りがスムーズになります。
④3ヶ月目:初回の振り返り
数字と実際の変化を確認する
3ヶ月目頃には、最初の振り返りが行われることが一般的です。表示回数やアクセス数といった数字の変化に加え、実際の問い合わせや来院の様子についても確認します。3ヶ月という期間は、大きな結果を出すには短いものの、最初の傾向をつかむには十分な期間でもあります。
次の3ヶ月の方向性を決める
この振り返りをもとに、うまくいっている施策は継続し、思うような結果が出ていない部分については、内容を見直していきます。すべてが計画通りに進むとは限らないため、状況に応じて柔軟に方向性を調整していく姿勢が大切です。最初の3ヶ月はあくまで土台づくりの期間と捉え、そこからの積み重ねが結果につながっていきます。ここで得られたデータや気づきが、その後半年、1年と続く施策の土台になっていきます。
⑤3ヶ月間で医院側が意識しておきたいこと
すぐに結果を求めすぎない
MEOやホームページの効果は、短期間で劇的に変わるものではありません。最初の3ヶ月は、土台を整える期間だと理解しておくことで、過度な期待による不安を減らすことができます。「まだ結果が出ない」と焦ってしまうと、本来なら効果が出るはずの施策を、途中でやめてしまうことにもなりかねません。
情報共有には協力する
写真の提供やキャンペーン情報の共有など、医院側からの協力が必要な場面もあります。任せきりにするのではなく、必要な情報はできる範囲で共有していく姿勢が、結果的に良い施策につながります。忙しい診療の合間で難しい場合も、簡単な連絡だけでも構わないので、なるべく早めに返答する意識を持っておくと、施策の進行もスムーズになります。
契約してから何もかもがすぐに動き出すわけではなく、着実に一つひとつ積み上げていく期間があることを理解しておくと、安心して任せることができます。3ヶ月という区切りは、あくまで一つの目安であり、そこから先も継続的な見直しが続いていきます。
DEEMでは、契約後まずヒアリングから始め、3ヶ月を目安に土台づくりと初回の振り返りを行う流れで進めています。「契約後、具体的にどう進むのか知りたい」という方は、お気軽にお問い合わせください。
現在の集客状況を伺い、取り組むべき施策を一緒に整理します。
「新患を増やしたい」「Googleマップからの集客を強化したい」など、医院ごとの課題に合わせてご提案します。